Data 1 stycznia 2027 r., powtarzana w komentarzach branżowych, materiałach szkoleniowych i publikacjach portali budowlanych, wynika z poprzedniego brzmienia przepisów przejściowych. Utraciła aktualność z chwilą wejścia w życie nowelizacji.
Stan przed nowelizacją i po nowelizacji
| Zakres | Stan do 6 stycznia 2026 r. | Stan obowiązujący |
|---|---|---|
| Książka papierowa założona przed 1.01.2024 r. | prowadzenie dopuszczalne do 31.12.2026 r. | prowadzenie dopuszczalne do 31.12.2031 r. |
| Wyłączność postaci cyfrowej | od 1.01.2027 r. | od 1.01.2032 r. |
| Dziennik budowy w postaci papierowej | termin krótszy | wydawanie dopuszczalne do 31.12.2031 r. |
Nowelizacja została ogłoszona 23 grudnia 2025 r. i ma trzy terminy wejścia w życie. Przepis wydłużający okres przejściowy dla książki obiektu budowlanego należy do części obowiązującej od 7 stycznia 2026 r.
Zakres zastosowania okresu przejściowego
Wydłużenie okresu przejściowego ma charakter wyłącznie intertemporalny i obejmuje tylko dokumentację założoną w postaci papierowej przed 1 stycznia 2024 r. Pozostałe sytuacje pozostają bez zmian.
| Stan dokumentacji obiektu | Reżim obowiązujący |
|---|---|
| Książka papierowa założona przed 1.01.2024 r. | kontynuacja w postaci papierowej dopuszczalna do 31.12.2031 r. |
| Książka zakładana od 1.01.2024 r. | wyłącznie postać cyfrowa, w systemie c-KOB |
| Obiekt oddawany do użytkowania | założenie c-KOB w terminie 30 dni od zdarzenia rodzącego obowiązek, w szczególności od doręczenia decyzji o pozwoleniu na użytkowanie (art. 60c Prawa budowlanego) |
| Zakładanie nowego tomu książki dla obiektu istniejącego | postać cyfrowa |
| Obiekty na terenach zamkniętych wskazanych decyzją MON, MSWiA, ABW lub AW | dokumentacja pozostaje w postaci papierowej bez ograniczenia czasowego |
W praktyce zarządczej oznacza to dwa odrębne reżimy w obrębie jednego portfela: obiekty przyjęte do zarządu po odbiorze podlegają obowiązkowi cyfrowemu od pierwszego wpisu, obiekty z zasobu historycznego korzystają z okresu przejściowego.
Podmiot zobowiązany i wyłączenia przedmiotowe
Obowiązek prowadzenia książki obiektu budowlanego spoczywa na właścicielu lub zarządcy obiektu budowlanego i obejmuje obiekty podlegające okresowym kontrolom stanu technicznego na podstawie art. 62 ust. 1 Prawa budowlanego.
Z obowiązku wyłączono między innymi budynki mieszkalne jednorodzinne, obiekty budownictwa zagrodowego i letniskowego oraz obiekty wymienione w art. 29 ust. 1 Prawa budowlanego. Wyłączenie dotyczy wyłącznie prowadzenia książki. Obowiązek corocznej kontroli instalacji gazowej i przewodów kominowych, wynikający z art. 62 ust. 1 pkt 1 lit. c, pozostaje w mocy niezależnie od niego.
Pełne zestawienie obowiązków kontrolnych wraz z podstawami prawnymi: obowiązkowe przeglądy budynku – terminy i kary
Zakres przedmiotowy wpisów i terminy ustawowe
Książka obiektu budowlanego stanowi rejestr zdarzeń związanych z utrzymaniem i użytkowaniem obiektu. Podlegają wpisowi:
- wyniki okresowych kontroli stanu technicznego, w tym kontroli rocznych, pięcioletnich oraz półrocznych dla obiektów o powierzchni zabudowy powyżej 2000 m²
- wyniki kontroli bezpiecznego użytkowania przeprowadzanych po wystąpieniu okoliczności, o których mowa w art. 62 ust. 1 pkt 4
- ekspertyzy i opinie techniczne dotyczące obiektu
- roboty budowlane obejmujące przebudowę, remont i rozbiórkę
- awarie i katastrofy budowlane
- dane identyfikacyjne obiektu, właściciela lub zarządcy oraz osób upoważnionych do dokonywania wpisów
Wpis dotyczący kontroli okresowej należy wprowadzić w terminie 7 dni od dnia jej przeprowadzenia. Przed nowelizacją z 2022 r. przepisy nie określały terminu dokonywania wpisów, co w praktyce oznaczało uzupełnianie książki zbiorczo. W systemie c-KOB data wpisu jest rejestrowana automatycznie i podlega weryfikacji przez organ.
W razie rozbiórki obiektu książkę zamyka się przez zmianę statusu na „zamknięta“ w terminie miesiąca od zakończenia robót rozbiórkowych.
Procedura założenia książki w systemie c-KOB
System prowadzi Główny Urząd Nadzoru Budowlanego pod adresem c-kob.gunb.gov.pl. Uwierzytelnienie następuje przy użyciu profilu zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego albo dowodu osobistego z warstwą elektroniczną.
- Uwierzytelnienie w systemie i utworzenie książki dla obiektu, z podaniem danych identyfikacyjnych i adresowych oraz numeru działki ewidencyjnej.
- Wskazanie właściciela lub zarządcy jako podmiotu zobowiązanego oraz nadanie upoważnień do dokonywania wpisów osobom wyznaczonym.
- Uzupełnienie danych o obiekcie: przeznaczenie, powierzchnia zabudowy, kubatura, rok oddania do użytkowania, podstawa dopuszczenia do użytkowania.
- Bieżące wprowadzanie wpisów o kontrolach, ekspertyzach i robotach budowlanych w terminach ustawowych.
- Zamknięcie książki papierowej stosownym wpisem i włączenie jej do dokumentacji obiektu podlegającej przechowywaniu przez okres użytkowania.
Założenie książki cyfrowej dla obiektu istniejącego nie wymaga retrospektywnego przeniesienia historii wpisów. Dokumentacja papierowa pozostaje w zbiorze dokumentów obiektu, a książka cyfrowa obejmuje zdarzenia od dnia jej założenia.
Ocena okresu przejściowego z perspektywy zarządczej
Wydłużenie terminu nie modyfikuje reżimu odpowiedzialności za utrzymanie obiektu w należytym stanie technicznym ani zakresu obowiązków kontrolnych z art. 62. Zmienia wyłącznie dopuszczalną postać rejestru. Przesunięcie o pięć lat należy traktować jako zwiększenie zasobu czasu na przeprowadzenie migracji, nie jako odroczenie samego projektu.
Za wcześniejszym przejściem przemawiają trzy okoliczności o charakterze operacyjnym.
Gotowość kontrolna. Organ nadzoru budowlanego jest uprawniony do żądania udostępnienia książki obiektu oraz protokołów z kontroli okresowych. W rejestrze cyfrowym kompletna dokumentacja obiektu jest dostępna niezależnie od obecności konkretnego pracownika i stanu segregatorów w archiwum.
Ciągłość wiedzy o obiekcie. Przy dokumentacji papierowej istotna część historii technicznej obiektu funkcjonuje poza rejestrem, w wiedzy pracownika prowadzącego dany zasób. Rotacja kadrowa oznacza wówczas realną utratę informacji o wykonanych robotach i zaleceniach z poprzednich kontroli.
Dyscyplina terminu siedmiodniowego. W postaci papierowej termin z art. 60 nie jest weryfikowalny na podstawie samego dokumentu. W systemie cyfrowym data wpisu jest rejestrowana, co przenosi ten obowiązek z poziomu praktyki wewnętrznej na poziom weryfikowalnego zapisu.
Przy zasobie obejmującym kilkadziesiąt lub kilkaset obiektów samo zestawienie danych identyfikacyjnych niezbędnych do założenia książek jest przedsięwzięciem rozłożonym na kwartały, nie na tygodnie.
Rozgraniczenie: rejestr publiczny a system zarządczy
c-KOB jest rejestrem publicznym prowadzonym w systemie teleinformatycznym i pełni funkcję ewidencyjną wobec zdarzeń już zaistniałych. Nie wylicza terminów kolejnych kontroli, nie generuje powiadomień, nie przypisuje zleceń wykonawcom i nie prezentuje stanu zaległości w skali portfela obiektów.
Z tego względu w większości jednostek zarządzających funkcjonują równolegle dwa rozwiązania: c-KOB jako rejestr wymagany przepisem oraz system zarządczy, w którym planuje się kontrole, przyjmuje protokoły od wykonawców i prowadzi dokumentację techniczną przypisaną do obiektu.
Harmonogram kontroli dla całego zasobu, powiadomienia przed terminem i protokoły przesyłane automatycznie przez wykonawców: Strefa Zarządcy
Dla firm wykonujących kontrole okresowe i przekazujących protokoły zarządcom: Strefa Wykonawcy
Place zabaw, siłownie plenerowe i mała architektura podlegają odrębnemu reżimowi kontrolnemu wynikającemu z normy PN-EN 1176: Strefa Małej Architektury
Sankcje za brak książki lub nierzetelne jej prowadzenie
Nieprowadzenie książki obiektu budowlanego albo prowadzenie jej w sposób nierzetelny stanowi wykroczenie na gruncie art. 93 Prawa budowlanego, zagrożone karą grzywny, orzekaną również w trybie mandatowym przez organ nadzoru budowlanego. Odrębną podstawę odpowiedzialności stanowi nieprzeprowadzenie kontroli okresowej.
Niezależnie od powyższego, niespełnienie obowiązku utrzymania obiektu budowlanego w należytym stanie technicznym podlega sankcji z art. 91a Prawa budowlanego: grzywnie nie mniejszej niż 100 stawek dziennych, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
W toku czynności kontrolnych brak wpisu jest oceniany tożsamo z brakiem kontroli. Protokół nieodnotowany w książce obiektu nie stanowi skutecznego dowodu wykonania obowiązku.
Czynności do wykonania w okresie przejściowym
Okres przejściowy kończy się 31 grudnia 2031 r. Poniższe czynności porządkują zasób niezależnie od wybranego terminu migracji.
- Ustalenie reżimu dla każdego obiektu w portfelu. Rozdzielenie obiektów objętych okresem przejściowym (książka papierowa założona przed 1 stycznia 2024 r.) od tych, dla których obowiązek cyfrowy już powstał. Dla drugiej grupy brak książki w systemie c-KOB stanowi uchybienie w dacie dzisiejszej, nie w 2032 r.
- Weryfikacja kompletności danych identyfikacyjnych. Numer działki ewidencyjnej, powierzchnia zabudowy, kubatura, podstawa dopuszczenia do użytkowania. Braki w tym zakresie, a nie sama migracja, stanowią najczęstszą przyczynę przedłużenia projektu.
- Nadanie upoważnień do dokonywania wpisów. Co najmniej dwie osoby na jednostkę organizacyjną, w celu zachowania ciągłości przy nieobecności pracownika prowadzącego dany zasób.
- Ustalenie obiegu protokołu od wykonawcy do wpisu. Termin siedmiu dni liczy się od dnia przeprowadzenia kontroli, nie od dnia otrzymania protokołu. Przy zasobie rozproszonym to ten etap decyduje o dochowaniu terminu.
Podstawy prawne i źródła
- Ustawa z 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, w szczególności rozdział 5a (książka obiektu budowlanego) oraz art. 62, 91a i 93
- Ustawa z 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy Prawo budowlane oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025 poz. 1847), ogłoszona 23 grudnia 2025 r.
- Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii w sprawie książki obiektu budowlanego oraz systemu Cyfrowa Książka Obiektu Budowlanego
- Główny Urząd Nadzoru Budowlanego, system c-KOB: c-kob.gunb.gov.pl
Czytaj dalej
